Наверное, каждый хоть раз в жизни был не удовлетворен своей продуктивностью и хотел бы больше успевать и меньше отвлекаться. Многие пробовали знаменитые, распространенные методы тайм-менеджмента или разные приложения для этого ‒ и зачастую разочаровывались, потому что хватало их ненадолго. Неужели сделать больше ничего нельзя?
Роман Аверин, экспертный автор на FinFocus, рассказал почему так сложно себя организовать, какие основные принципы важно знать, и почему не работают приложения для самоорганизации.
Надеемся, что интервью с ним будет для вас полезно и интересно.
Почему так сложно себя организовать?
Две причины.
Первая: физиологическая.
Наш мозг любит быстрые удовольствия. Если у него встанет выбор «быстрое удовольствие сейчас, но будет плохо потом» или «сейчас будет некомфортно, но потом будет хорошо» ‒ он будет стремиться выбирать первое, даже если дискомфорт во втором случае будет длиться всего пару секунд, а негативные последствия в первом случае перекроют секундное, но доставленное прямо сейчас удовольствие в разы.
Поэтому мы выбираем поболтать с коллегой, выпить кофе, залипнуть в телефон ‒ но не поработать. Даже если знаем изначально, что это плохо кончится.
Тут еще работает, кстати, тревожность. Ты понимаешь, что совершаешь плохой поступок с плохими последствиями ‒ делается тревожно ‒ и ты еще сильнее уходишь в сиюминутные удовольствия, чтобы тревогу заглушить.
Так вот, продолжаю свою мысль. Мозг любит удовольствия. Если быть точнее, то его лимбическая система любит удовольствия. Лимбическая система отвечает за реакции на окружающий мир, за управление нашим телом. Она любит простые и конкретные задачи, чем проще ‒ тем лучше. Планировать она не умеет. Она как обезьянка: работоспособная, энергичная, но глупенькая.
Это вступает в противоречие с префронтальной корой нашего мозга. Она отвечает за планирование. Именно она отвечает за мысль «хочу учить английский», «надо вкладываться в развитие себя как профессионала, чтобы больше зарабатывать и продвигаться по карьерной лестнице». Она планирует, принимает решения, контролирует. Это ресурсозатратный, но кратковременный процесс. Все остальное время работает лимбическая система.
Именно из-за конфликта между этими областями мозга и происходят ситуации, когда ты решаешь изучать английский, а вместо этого изучаешь котиков на Ютубе.
Вторая причина ‒ у каждого индивидуальная. Мы по разным причинам прокрастинируем. Две самые распространенные: это перфекционизм (человек подсознательно боится, что не справится, и из-за этого решает не приступать к задаче вообще) и нелюбовь к ограничениям, мол, я тут весь такой из себя творческий, зачем мне себя организовывать и ограничивать свою свободу.
Еще бывает «адреналиновая прокрастинация», когда человеку постоянно нужно, чтобы его подстегивал дедлайн. Кстати, этот вид прокрастинации легче всего снимается ‒ просто ставишь сам себе дедлайны и говоришь об этом кому-нибудь из близких, чтобы тебя проконтролировали.
Какие основные принципы самоорганизации нужно знать?
Все просто.
- Задачи ‒ максимально конкретные и простые.
В идеале они должны быть настолько просты, чтобы их было проще выполнить, чем записать. Задача обязательно содержит в себе глагол и максимально конкретна. И она представляет собой следующий шаг, который вам нужно совершить, а не конечную цель цепочки шагов.
Например: не «отел Мексика», а «Позвонить Кате и спросить, в каком отеле лучше остановиться в Мексике».
Еще раз: просто, конкретно, понятно, содержит глагол и конкретное действие.
- Время на работу ‒ ограничено.
Таймеры ‒ в большинстве случаев ваши друзья. Работа обычно растекается во времени, пока не заполняет все, что ей позволяют заполнить, поэтому ее нужно сознательно ограничивать.
Особенно это касается задач, которые подталкивают к длительному выбору, длительным размышлениям. Например, тот же отель можно выбирать несколько часов ‒ а можно ограничить себя тридцатью минутами и выбрать лучшее из того, что ты найдешь за эти тридцать минут, и этого будет вполне достаточно.
Когда формулировка задачи размытая, а другой быть не может (например, задача на размышления, выбор или творческая ‒ например. «написать статью»), мозг теряется, потому что не понимает ,сколько времени это займет ,и автоматически думает ,что очень много. Поэтому ему будет проще, если вы переформулируете задачу в «Выделить Х минут на написание статьи». Это поможет начать, а дальше само пойдет.
Не ставьте себе задачи «выполнить все пункты из плана». Выполните первый ‒ а дальше пойдет само. Это эффект Зейгарник: мозг не любит незавершенности, поэтому обычно самое сложное ‒ это начать.
Если сегодня у вас что-то не получилось ‒ постарайтесь не делать выводы, что все кончено, и вы никогда не сможете, а эта система самоорганизации в принципе не работает. Просто продолжайте завтра в том же духе. У вас будут как идеальные дни, так и неудачные, а большинство будут просто средними. Помните об этом, и помните, что это абсолютно нормально даже с точки зрения статистики и математики.
Почему приложения для самоорганизации так редко работают? Стоит ли тратить на них свое время?
Во-первых, в приложениях обычно очень много лишнего. Всевозможные системы проектов, подпроектов, хэштегов, меток, приоритетов ‒ все это, как правило, вообще не используется, но вам будет приятно с этим повозиться пару часов, когда впервые скачиваете приложение, а потом об этом забыть.
С моей точки зрения, чем приложение проще и лаконичнее ‒ тем лучше.
Во-вторых, приложения часто пытаются усидеть на пяти стульях одновременно: быть одновременно и списком дел, и блокнотом для заметок, и сервисом для хранения информации. Так не работает. Вполне нормально разделять эти области ‒ они же совершенно разные. А приложение для самоорганизации должно в первую очередь мотивировать на действия и быть простым в использовании. Для ведения дневника или хранения информации лучше взять что-то другое.
И третье: пользователи сами забрасывают приложения, не доверяются системе, не позволяют себе на нее опереться. Потому что любая система работает, только если ею регулярно пользуются и совершенствуют под себя.
Это нужно, например, для реализации одного из основных принципов тайм-менеджмента ‒ что нужно все записывать, чтобы разгрузить оперативную память и снять с мозга лишнюю работу. А люди не доверяют инструменту, который сами же и выбрали, а потом удивляются: почему они не работают? Тут как с ремонтом. Мало купить отвертку и полюбоваться, какая она красивая ‒ ее еще и использовать надо.
