Как составить план обучения сотрудников: от анализа потребностей до оценки эффективности

Постоянное обучение персонала, улучшение его навыков умений – одно из условий успешного развития компании, достижения ее бизнес-целей и повышение конкурентоспособности. Чтобы понимать, какие образовательные мероприятия требуются в определенный период, руководителю и HR-специалистам необходимо регулярно проводить мониторинг компетенций членов команды. Для этого используют различные инструменты и методы (интервью, бизнес-симуляции, оценка «360 градусов»). На основе полученной и переработанной информации планируют соответствующие действия. Один из самых популярных методов развития сотрудников – подготовка детализированного плана обучения, который в дальнейшем внедряют в компанию и отслеживают выполнение.

План обучения сотрудников – не просто формальный документ, а инструмент, который составляют для конкретного специалиста или целой команды. Цель его составления – формирование взаимосвязи между развитием персонала и целями компании. В плане подробно описывают, какие навыки должны быть освоены сотрудником за определенный срок. Также в нем указывают все необходимые мероприятия и действия, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей.

План обучения персонала объективно полезен для сотрудников, но и для руководителя, а также компании в целом, он полезен. Этот инструмент позволяет:

• планировать расходы на обучение;
• оперативно устранять «пробелы» в компетенциях сотрудников;
• повышать ключевые показатели бизнеса за счет прокачивания навыков сотрудников;
• внедрять новые технологии и инструменты в работу компании;
• удерживать таланты в компании, снижать текучесть кадров;
• выявлять перспективных членов команды и таким образом формировать кадровый резерв;
• ускорять сроки адаптации новичков.

Чтобы составление индивидуального плана развития принесло нужные результаты, важно определить реальные потребности сотрудников в обучении, поставить цель и определить бюджет, который компания может выделить.

Каждый этап создания и реализации плана обучения должен быть хорошо продуман. Процесс включает следующие шаги:

В первую очередь, нужно соотнести актуальные задачи компании, пробелы в навыках и знаниях персонала и способы, с помощью которых можно улучшить компетенции кадрового состава. Начать стоит с общего контекста, а именно – с текущих потребностей компании. Их можно понять, ответив на следующие вопросы:

1. Какие стратегические цели стоят перед компанией? Они могут быть разными и меняться в зависимости от периода. Например, актуальные цели могут заключаться в выходе на новый рынок или внедрении новых технологических инструментов в рабочие процессы.
2. Какие ключевые показатели находятся на низком уровне? Важно понимать, над чем нужно работать. К таким «пробелам» относят большое количество ошибок, допущенных при выполнении задач, снижение продаж, увеличение времени, необходимого для выполнения рабочих процессов.
3. Требуется ли введение новых технологий или инструментов в компании? Обучение персонала необходимо, если планируется использование методик, с которыми он еще не знаком (новое программное обеспечение или оборудование, переход на другие стандарты работы).

Почему так важно связывать обучение с целями бизнеса? Дело в том, что сотрудники лучше усваивают новую информацию, если понимают, что приобретенные навыки и знания помогут им в выполнении рабочих задач. Кроме того, без связи обучения и целей бизнеса невозможно понять, принесли ли пользу предпринятые мероприятия. В итоге средства, вложенные в развитие навыков и умений персонала, могут оказаться бесполезно потраченными.

Чтобы понять, на каком уровне в данный момент находятся компетенции персонала, нужно провести сложную работу. В первую очередь необходимо определить ключевые навыки и умения для конкретной должности, без которых выполнять рабочие обязанности просто невозможно. Для этого создают модель компетенций – с помощью этого инструмента удобно соотносить реальные навыки сотрудников с эталоном. Также здесь нужно прописать уровни владения каждой компетенцией – от базового до продвинутого, и индикаторы поведения, через которые и проявляется уровень владения.

Имея такой инструмент, можно запускать процесс оценки. Он основывается на использовании следующих методов:

• оценка «360 градусов» - всесторонний сбор мнений о сотруднике у всех, кто пересекается с ним по работе (руководители, подчиненные, коллеги, клиенты);
• интервью по компетенциям для получения реальных примеров поведения человека, основываясь на его прошлом опыте;
• тестирование – метод используют преимущественно для проверки технических знаний (жестких навыков);
• анализ ключевых показателей бизнеса и результатов работы для исключения влияния внешних факторов.

Собранные данные анализируют и сопоставляют с тем, что указано в подготовленной матрице компетенций. После получения результатов можно планировать цели обучения и образовательные мероприятия, которые будут входить в состав программы.

Цели развития сотрудников напрямую зависят от стратегических целей компании, а также от выявленных по результатам оценки зон роста. Кроме того, цель должна соответствовать следующим критериям:

1. Конкретность. Цель должна быть сформулирована четко, без абстрактных фраз. Если цель описана как «улучшение навыков», то достичь ее проблематично: непонятно, какие конкретно навыки нужно улучшать и зачем это нужно. Пример правильной формулировки: обучить персонал новой технике продаж, чтобы увеличить средний чек на 10%.
2. Измеримость. Чтобы понять, достигнута ли цель, нужно использовать подходящие методы оценки (тестирование, обратная связь, экзамен).
3. Достижимость. Нет никакого смысла ставить цель, которую нереально достичь в силу определенных причин. Нужно убедиться, что для получения нужных результатов достаточно ресурсов и времени, а также текущего уровня развития персонала.
4. Связанность с бизнес-задачами. О важности этого критериями мы рассказывали выше. Без него идея обучения просто не имеет смысла.
5. Ограниченность во времени. Усилия по достижению поставленной цели должны предприниматься в течение определенного периода. Важно установить конкретные сроки.

Содержание программы напрямую зависит от того, каковы текущие потребности персонала в развитии. Специалисты составляют список тем и модулей, соблюдая такие принципы:

1. Соответствие содержимого целям обучения и рабочим задачам.
2. Концентрация только на ключевых для бизнеса аспектах. Не стоит искусственно расширять программу тем, что не является важным.
3. Польза каждой темы и мероприятия. Все компоненты программы должны формировать определенные навыки или давать знания. В программе не должно быть «пустых мест».
4. Соблюдение баланса между теорией и практикой. Преобладание того или иного аспекта зависит от того, что будет более полезно при выполнении конкретных задач на определенной должности. Если больше нужны теоретические знания, то и в программе должна преобладать теория, и наоборот.

Это очень важный шаг в процессе формирования плана обучения персонала. Если неправильно подобрать инструменты, методы или формат, то в большинстве случаев результативность предпринятых усилий уменьшается в несколько раз.

Начнем с выбора формата обучения. Он бывает:

1. Очным. Формат предусматривает живое взаимодействие сотрудника с коллегами или наставниками, руководителем. Это различные лекции, мастер-классы, семинары, тренинги. Такой формат обязателен, если нужно отрабатывать сложные навыки или улучшать способность взаимодействия.
2. Дистанционным. Часто для обучения используют такой формат, чтобы обучение не мешало выполнению рабочих обязанностей. При дистанционном формате сотрудник самостоятельно изучает материалы, проходит курсы, посещает вебинары.
3. Смешанным. Этот формат сочетает и очные, и дистанционные методики. обычно он предусматривает изучение теории онлайн и очную отработку практических навыков.

Выбор методов и инструментов обучения зависит от цели и задачи. Например, для изучения теории подойдет организация онлайн-курсов, для развития гибких навыков – наставничество, дискуссии.

Кроме стандартных методов обучения существуют и более современные инструменты. Эксперты рекомендуют обращать на них внимание. Это:

1. Геймификация (игровое обучение). Такой инструмент делает обучение более интересным и увлекательным. Он предусматривает игровые механики и элементы – например, накопление баллов за достижение, выполнение задач в формате квестов. Эксперты считают, что игровой элемент мотивирует сотрудников благодаря вызовам, конкуренциям и наградам.
2. Использование LMS (Learning Management System) – онлайн-платформ для организации контроля и обучения. Такие сервисы позволяют хранить и структурировать учебные материалы, отслеживать прогресс каждого участника образовательной программы, анализировать вовлеченность сотрудников в процесс.
3. Проектно-ориентированное обучение. Такой подход предусматривает вовлечение сотрудников в решение практических задач и в значимые проекты. Благодаря этому члены команды сразу применяют полученные знания на практике.

При составлении расписания нужно определить последовательность обучения. Логично и удобно, когда темы выстраивают логично, от простого к более сложному, от теоретических аспектов – к практике.

При планировании расписания также необходимо учитывать загруженность аудитории. Стоит выяснить у участников образовательной программы, в какие дни у них есть свободное для обучения время.

Расписание рекомендуется сделать гибким. Эксперты утверждают, что жесткий график отрицательно влияет на мотивацию персонала. Например, не стоит устанавливать строгие даты для прохождения курса: лучше указать определенные сроки – например, «Закончить курс до конца месяца или квартала».

Далее можно переходить к планированию бюджета на обучение. Это важный этап разработки и реализации образовательной программы. Необходимо точно знать, что компания располагает нужными ресурсами для всего задуманного. Важно закладывать в бюджет не только прямые расходы, но и сопутствующие: кроме оплаты курсов и услуг экспертов, это также аренда помещений и оборудования, стоимость сертификации и т.д.

Составленный документ нужно согласовать с теми, кого он напрямую касается. Для руководства нужно подобрать весомые аргументы, которые докажут, что план положительно повлияет на бизнес-результаты. Персоналу также нужно обрисовать все преимущества, которые они получат благодаря обучению (возможность продвинуться по карьерной лестнице, принять участие в важном проекте).

Начать рекомендуется с пилотного проекта. Для начала стоит протестировать программу на небольшой группе сотрудников или на одном отделе компании. Это будет своеобразная пробная версия, которая позволит выявить слабые места и при необходимости доработать план обучения. После этого можно масштабировать разработку на всю компанию.

В процессе обучения, а также после его завершения необходимо оценивать результаты предпринимаемых действий. Очень важно собирать обратную связь от участников – как обучающихся, так и их наставников, кураторов. Необходимые данные получают путем анкетирования, тестирования, метода оценки «360 градусов».

Чтобы система обучения работала правильно и позволяла достичь намеченных целей, нужно правильно подойти к ее организации и внедрению. Важно избегать таких типичных ошибок, которые обнаруживаются у многих компаний:

1. Отсутствие четких целей, абстрактные формулировки. Перед организацией корпоративного обучения нужно четко обозначить, для чего это делается. Если понятной цели нет, то и нет понимания того, в каком направлении идти и над чем работать.
2. Отсутствие взаимосвязи между обучением и бизнес-целями компании. Если программа не закрывает основные потребности организации, она не имеет практического смысла.
3. Отсутствие поддержки со стороны руководства. Персонал, который проходит обучение, должен ощущать поддержку и одобрение вышестоящих членов команды.
4. Игнорирование обратной связи. В процессе обучения необходимо учитывать мнение участников программы, чтобы понимать, какие инструменты работают, а какие – нет.

Если корпоративное обучение ранее не проводилось, рекомендуется обратиться за консультационной и организационной помощью к экспертам.

Карта развития сотрудника – инструмент, позволяющий подробно описать все действия, которые нужно предпринять для улучшения компетенций и навыков. Создать его можно только на основании знания текущего уровня развития специалиста. Оценить компетенции персонала можно с помощью платформы Jinn.

Сервис предоставляет возможности автоматизированного сбора и анализа информации. Здесь доступны такие методы оценки, как «360 градусов», Performance Review, онбординг. Все необходимое для запуска процесса уже есть на сайте, но при необходимости сюда можно загрузить собственные анкеты и компетенции.

Использование инструментов от Jinn позволяет сэкономить время на проведение оценки, ускорить процесс обработки данных и получить объективные результаты.