Что такое автоматизация бизнес-процессов и для чего она нужна

Деятельность любой компании — разветвленная сеть бизнес-процессов. Это могут быть бизнес-процессы, связанные с основной деятельностью производства или оказания услуг, а также процессы закупок, поставок, документооборота, обучения персонала и множество других. Каждый процесс может и должен быть задокументирован, разделен на более мелкие операции, которым будет присвоены ресурсы — финансы, материалы, персонал. Без оптимизации бизнес-процессов компания будет расходовать гораздо больше ресурсов, чем могла бы, а ведь главное условие получения прибыли — минимум затрат при максимуме выручки. Но снижение затрат должно происходить не за счет понижения качества, а за счет оптимизации бизнес процессов и их автоматизации.

Благодаря автоматизации бизнес-процессов можно добиться нескольких важных целей:

• точно понять, сколько ресурсов требует каждый отдельный процесс, четко определить его параметры;
• к минимуму сводится человеческий фактор, а значит и вероятность ошибок;
• при возникновении ошибки ее очень легко обнаружить сразу, система сигнализирует о нарушении;
• улучшается продуктивность сотрудников, потому что они могут четко визуализировать и понять свои задачи в каждом бизнес-процессе;
• повышается координация между отдельными сотрудниками и целыми отделами;
• становится понятно, какие части процесса не требуют вмешательства человека и могут проводиться автоматически;
• повышается эффективность работы, достигаются более значимые финансовые результаты, достигается максимально прогнозируемое качество товаров или услуг.

Автоматизация бизнес-процессов используется в самых разных отраслях деятельности компании — в основном производстве, маркетинге, управлении персоналом, закупках и других сферах. Абсолютно любой процесс может быть четко регламентирован, описан и автоматизирован. Тогда деятельность фирмы превращается из хаотичного процесса в четко работающий механизм, каждый «винтик» которого работает на общее благо и тесно взаимодействует с остальными структурами. Для автоматизации применяется специальное программное обеспечение, которое обладает набором инструментов для работы с клиентами, контрагентами, для оптимизации и управления бизнес-процессами. Используя специализированные программы, проще управлять базами данных, своевременно контролировать все этапы бизнес-процессов и вносить при необходимости коррективы.